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Les notes SMGC (GCMS) après une demande de Résidence Permanente au Canada : le guide complet

Qu’est ce que c’est ?

Le système mondial de gestion des cas (SMGC) est le système utilisé en interne par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) pour le traitement des demandes de visa en matière de citoyenneté et d’immigration.

Toutes les informations personnelles liées à votre demande de permis de travail et/ou de résidence permanente sont stockées dans le système SMGC. Cela comprend tous les documents et formulaires que vous avez envoyés à CIC, mais aussi toutes les notes des agents d’immigration faites sur votre dossier.

De nombreuses personnes ayant soumis une demande de Résidence Permanente demandent d’avoir accès à ces notes, car elles peuvent les aider à y avoir plus clair sur leur dossier et à éventuellement identifier les points de blocage s’il y en a car il n’y a pas toujours de mise à jour demandée sur votre profil CIC.

Quand les demander ?

Nous vous conseillons de demander vos notes deux à trois mois après la soumission de votre demande de Résidence Permanente.

Comment les demander ?

Pour demander l’accès à vos notes, il faut présenter une demande en vertu de la loi sur l’accès à l’information.

Attention, seule une personne vivant au Canada ou ayant la Résidence Permanente au Canada peut faire une demande. Si vous voulez faire la demande en dehors du Canada, vous pouvez passer par un site tiers.

Pour demander les notes :

  1. Rendez-vous sur la page “Comment présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information? »
  2. Cliquez sur le bouton “Présentez une demande en ligne
  3. Cliquez sur “Français
  4. En base de la page “Demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne” cliquez sur “Suivant
  5. Cochez la case “Je déclare avoir lu et compris l’énoncé de confidentialité ci-dessus et je l’accepte” et cliquez sur “Continuer“.
  6. Vous devriez désormais être sur la page “Renseignements du demandeur »
  7. Sélectionnez “Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
  8. Sélectionnez “Personne physique ou morale présente au Canada” (ou l’option la plus adaptée à votre situation)
  9. Remplissez les champs concernant votre identité et votre adresse
  10. Sélectionnez “Oui” à la question “Demandez-vous des renseignements en votre nom?”
  11. Sélectionnez “Membre du public
  12. Sélectionnez “Courriel” et cliquez sur Continuer
  13. Vous êtes désormais à la deuxième étape du formulaire : “Sélection de la Loi et des dossiers”. Sélectionnez “Loi sur l’accès à l’information” et “Dossier d’immigration et de citoyenneté »
  14. Remplissez vos informations personnelles et donnez votre code ICU (numéro d’identificateur client unique) disponible sur votre espace IRCC sous la dénomination “Identificateur unique de client (IUC)”
  15. Sélectionnez “Résidence Permanente” à la question “Quel type de dossier souhaitez-vous demander?”
  16. Sélectionnez “Mise à jour du dossier / Raisons du refus / notes électroniques de l’agent” à la question “Quelle information en particulier cherchez-vous?”
  17. Indiquez votre numéro de dossier (celui de votre demande de Résidence Permanente sur le site IRCC. Le numéro doit commencer par E – pour Entrée Express) et cliquez sur “Continuer”
  18. Vous êtes désormais à la troisième et avant-dernière étape du formulaire : “Joindre les documents”. Si vous faites la demande en tant que demandeur principal (sur votre dossier), vous n’avez pas besoin de joindre quoi que ce soit. Cliquez sur “Continuer
  19. Vous êtes désormais à la dernière étape du formulaire. Vérifiez les informations, cochez la case “J’atteste que les renseignements fournis sont véridiques et je souhaite soumettre cette demande.” et cliquez sur “Continuer“.

Combien ça coûte ?

La demande coûte $5 CAD.

Quel est le délai de traitement ?

Le délai de traitement de la demande est d’environ un mois. Ce délai peut-être plus long suivant le nombre de demandes en cours que doit gérer IRCC.

Vous recevrez un courriel (IRCC.ATIP-AIPRP.IRCC@cic.gc.ca) portant l’intitulé suivant : “Dossier IRCC” suivi du numéro d’identifiant de votre demande.

Les notes qui nous intéressent se trouvent dans un PDF attaché en pièce jointe. Ce fichier peut faire plus d’une centaine de pages et contient toutes les informations relatives à votre demande de Résidence Permanente.

Comment lire les notes SMGC (GCMS) ?

Notes SMGC - GCMS Canada Visa Résidence Permanente

Lorsque vous allez ouvrir le fichier pour la première fois, vous allez sans doute vous sentir dépassé par la masse d’information contenue dans votre dossier. Ne vous inquiétez pas, c’est en fait plus simple qu’il n’y paraît.

Une fois le fichier ouvert, concentrez-vous sur les premières et dernières pages car ce sont les plus importantes.

Les premières, car sur l’une d’entre elles (en général la deuxième) se trouve une section “EVALUATIONS” qui va détailler les différentes étapes dans laquelle votre demande de résidence permanente doit passer et le statut de chaque étape concernant votre demande.

Cette section devrait ressembler à ça :

Clairement, dans cet exemple, il y a un problème car le statut de la partie “Recevabilité” est “Ne satisfait pas”. Cet exemple est tiré de nos notes personnelles et IRCC pensait que notre dossier n’était pas recevable car certaines lettres employeur n’avaient pas la listes des responsabilités.

Sur les dernières pages, vous allez trouver les fameuses notes laissées par les agents d’immigration sur votre dossier. La “NOTES : 1” sera la note la plus récente. Si quelque chose bloque dans votre dossier, c’est dans cette partie que vous aurez plus de détails (manque d’un document, document pas assez détaillé, etc).

Prenez le temps de lire rapidement toutes les pages et contactez le plus rapidement IRCC via le formulaire web si vous devez mettre à jour votre dossier.

Vous avez des questions concernant le processus ou cet article vous a aidé à y voir plus clair dans vos démarches de résidence permanente? N’hésitez pas à nous le faire savoir en commentaire.

10 Commentaires

  • Florent Kingue
    3 juillet 2021 à 8 h 31 min

    Bjr et infiniment merci pour ces magnifiques correspondances… vous faites mieux que IRCC.
    En effet j’ai soumis une demande de RP le 16 février 2021 depuis le Cameroun en Afrique Centrale et je me demandais si mes connaissances au Canada pouvaient demander le SMGC en mon Nom? Ou ça n’aurait pu se faire que par moi si j’avais été PVTiste ou Résident Temporaire vivant au Canada.
    Merci de prendre de votre temps pour me répondre.
    Très cordialement

    Répondre
  • Manto
    11 novembre 2021 à 13 h 24 min

    Mais comment ai-je fait pour passer à côté de cet outil intéressant surtout par ces temps ou IRCC se comporte en robot.

    Si j’ai bien compris alors, il vaudrait mieux pour moi DE demander à mon représentant vivant au canada de faire cette demande QUE de lui retirer la représentation en faveur de création d’un compte CLEGC?

    merci infiniment

    Répondre
    • Nicolas
      11 novembre 2021 à 20 h 24 min

      Peux-tu préciser ce que tu veux dire concernant la demande des notes versus la création d’un compte CleGC ?

      Répondre
  • Manto
    26 novembre 2021 à 10 h 54 min

    Bonjour Nicolas,
    En fait, j’ai un représentant canadien mais qui n’a aucune information sur la suite de mon dossier dormant depuis bientôt 4 ans au fédéral. Alors j’étais tenté de créer un compte CleGC afin d’avoir plus de d’informations mais apparemment, le passage au compte CleGC oblige à se séparer du représentant.
    Je demande alors s’il n’est pas mieux que je renonce à la création du compte CleGC et demande au représentant de faire une demande de notes SMGC.

    Répondre
    • Nicolas
      26 novembre 2021 à 12 h 56 min

      Bonjour Manto,
      4 ans?! Ce n’est vraiment pas normal que ça prenne autant de temps. Vu que ton dossier de RP est lie a la cleGC que ton représentant a crée (je pense), je pense que la meilleure idée est qu’il demande lui même les notes le plus rapidement possible. Vous pouvez répéter la démarche tous les 3-4 mois.

      Répondre
  • ASMAA
    31 décembre 2021 à 8 h 49 min

    Bonjour, j’ai demandé mes notes moi même il ya environ 60 jours mais je n’ai pas eu de réponse. Comment peut on utiliser le numéro de suivi qu’on nous a envoyé par mail pour suivre notre demande ?

    Répondre
    • Nicolas
      3 janvier 2022 à 8 h 16 min

      Je ne crois pas que ce soit possible. Avec les nombreux dossiers en traitement et les fêtes de fin d’année, ils doivent avoir du retard.

      Répondre
  • Elodie. C
    3 janvier 2022 à 4 h 54 min

    J’ai fait une demande de GCMS Notes le 18 septembre 2021 via JustForCanada et j’ai reçu mes GCMS Notes le 30 décembre 2021 🙂 hallelujah , patience juste! Bon courage et très belle année 2022!

    Répondre
    • Nicolas
      3 janvier 2022 à 8 h 17 min

      Merci de ton retour ! Belle année 2022.

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