Qu’est ce que c’est ?
Le système mondial de gestion des cas (SMGC) est le système utilisé en interne par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) pour le traitement des demandes de visa en matière de citoyenneté et d’immigration.
Toutes les informations personnelles liées à votre demande de permis de travail et/ou de résidence permanente sont stockées dans le système SMGC. Cela comprend tous les documents et formulaires que vous avez envoyés à CIC, mais aussi toutes les notes des agents d’immigration faites sur votre dossier.
De nombreuses personnes ayant soumis une demande de Résidence Permanente demandent d’avoir accès à ces notes, car elles peuvent les aider à y avoir plus clair sur leur dossier et à éventuellement identifier les points de blocage s’il y en a car il n’y a pas toujours de mise à jour demandée sur votre profil CIC.
Quand les demander ?
Nous vous conseillons de demander vos notes deux à trois mois après la soumission de votre demande de Résidence Permanente.
Comment les demander ?
Pour demander l’accès à vos notes, il faut présenter une demande en vertu de la loi sur l’accès à l’information.
Attention, seule une personne vivant au Canada ou ayant la Résidence Permanente au Canada peut faire une demande. Si vous voulez faire la demande en dehors du Canada, vous pouvez passer par un site tiers.
Pour demander les notes :
- Rendez-vous sur la page « Comment présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information? »
- Cliquez sur le bouton « Présentez une demande en ligne«
- Cliquez sur « Français«
- En base de la page « Demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne » cliquez sur « Suivant«
- Cochez la case « Je déclare avoir lu et compris l’énoncé de confidentialité ci-dessus et je l’accepte » et cliquez sur « Continuer« .
- Vous devriez désormais être sur la page « Renseignements du demandeur »
- Sélectionnez « Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada«
- Sélectionnez « Personne physique ou morale présente au Canada » (ou l’option la plus adaptée à votre situation)
- Remplissez les champs concernant votre identité et votre adresse
- Sélectionnez « Oui » à la question « Demandez-vous des renseignements en votre nom? »
- Sélectionnez « Membre du public«
- Sélectionnez « Courriel » et cliquez sur Continuer
- Vous êtes désormais à la deuxième étape du formulaire : « Sélection de la Loi et des dossiers ». Sélectionnez « Loi sur l’accès à l’information » et « Dossier d’immigration et de citoyenneté »
- Remplissez vos informations personnelles et donnez votre code ICU (numéro d’identificateur client unique) disponible sur votre espace IRCC sous la dénomination « Identificateur unique de client (IUC) »
- Sélectionnez « Résidence Permanente » à la question « Quel type de dossier souhaitez-vous demander? »
- Sélectionnez « Mise à jour du dossier / Raisons du refus / notes électroniques de l’agent » à la question « Quelle information en particulier cherchez-vous? »
- Indiquez votre numéro de dossier (celui de votre demande de Résidence Permanente sur le site IRCC. Le numéro doit commencer par E – pour Entrée Express) et cliquez sur « Continuer »
- Vous êtes désormais à la troisième et avant-dernière étape du formulaire : « Joindre les documents ». Si vous faites la demande en tant que demandeur principal (sur votre dossier), vous n’avez pas besoin de joindre quoi que ce soit. Cliquez sur « Continuer«
- Vous êtes désormais à la dernière étape du formulaire. Vérifiez les informations, cochez la case « J’atteste que les renseignements fournis sont véridiques et je souhaite soumettre cette demande. » et cliquez sur « Continuer« .
Combien ça coûte ?
La demande coûte $5 CAD.
Quel est le délai de traitement ?
Le délai de traitement de la demande est d’environ un mois. Ce délai peut-être plus long suivant le nombre de demandes en cours que doit gérer IRCC.
Vous recevrez un courriel (IRCC.ATIP-AIPRP.IRCC@cic.gc.ca) portant l’intitulé suivant : « Dossier IRCC » suivi du numéro d’identifiant de votre demande.
Les notes qui nous intéressent se trouvent dans un PDF attaché en pièce jointe. Ce fichier peut faire plus d’une centaine de pages et contient toutes les informations relatives à votre demande de Résidence Permanente.
Comment lire les notes SMGC (GCMS) ?
Lorsque vous allez ouvrir le fichier pour la première fois, vous allez sans doute vous sentir dépassé par la masse d’information contenue dans votre dossier. Ne vous inquiétez pas, c’est en fait plus simple qu’il n’y paraît.
Une fois le fichier ouvert, concentrez-vous sur les premières et dernières pages car ce sont les plus importantes.
Les premières, car sur l’une d’entre elles (en général la deuxième) se trouve une section « EVALUATIONS » qui va détailler les différentes étapes dans laquelle votre demande de résidence permanente doit passer et le statut de chaque étape concernant votre demande.
Cette section devrait ressembler à ça :
Clairement, dans cet exemple, il y a un problème car le statut de la partie « Recevabilité » est « Ne satisfait pas ». Cet exemple est tiré de nos notes personnelles et IRCC pensait que notre dossier n’était pas recevable car certaines lettres employeur n’avaient pas la listes des responsabilités.
Sur les dernières pages, vous allez trouver les fameuses notes laissées par les agents d’immigration sur votre dossier. La « NOTES : 1 » sera la note la plus récente. Si quelque chose bloque dans votre dossier, c’est dans cette partie que vous aurez plus de détails (manque d’un document, document pas assez détaillé, etc).
Prenez le temps de lire rapidement toutes les pages et contactez le plus rapidement IRCC via le formulaire web si vous devez mettre à jour votre dossier.
Vous avez des questions concernant le processus ou cet article vous a aidé à y voir plus clair dans vos démarches de résidence permanente? N’hésitez pas à nous le faire savoir en commentaire.
22 Comments
Florent Kingue
3 juillet 2021 at 8 h 31 minBjr et infiniment merci pour ces magnifiques correspondances… vous faites mieux que IRCC.
En effet j’ai soumis une demande de RP le 16 février 2021 depuis le Cameroun en Afrique Centrale et je me demandais si mes connaissances au Canada pouvaient demander le SMGC en mon Nom? Ou ça n’aurait pu se faire que par moi si j’avais été PVTiste ou Résident Temporaire vivant au Canada.
Merci de prendre de votre temps pour me répondre.
Très cordialement
Nicolas
4 septembre 2021 at 10 h 14 minBonjour Florent,
Merci pour ton commentaire !
Si tu ne vis pas au Canada, tu dois aller passer par un service tiers. Dans ta demande de RP, si tu n’as pas mentionné de personne pouvant agir en ton nom, alors tu ne peux pas demander à une de tes connaissances de faire la demande pour toi car ce sont des donnes personnelles !
Je te conseiller d’aller lire ce forum pour voir quels sites peuvent t’aider dans ton cas : https://www.canadavisa.com/canada-immigration-discussion-board/threads/how-to-order-gcms-notes-step-by-step-process.513893/page-28#post-9395716
Nicolas
Manto
11 novembre 2021 at 13 h 24 minMais comment ai-je fait pour passer à côté de cet outil intéressant surtout par ces temps ou IRCC se comporte en robot.
Si j’ai bien compris alors, il vaudrait mieux pour moi DE demander à mon représentant vivant au canada de faire cette demande QUE de lui retirer la représentation en faveur de création d’un compte CLEGC?
merci infiniment
Nicolas
11 novembre 2021 at 20 h 24 minPeux-tu préciser ce que tu veux dire concernant la demande des notes versus la création d’un compte CleGC ?
Manto
26 novembre 2021 at 10 h 54 minBonjour Nicolas,
En fait, j’ai un représentant canadien mais qui n’a aucune information sur la suite de mon dossier dormant depuis bientôt 4 ans au fédéral. Alors j’étais tenté de créer un compte CleGC afin d’avoir plus de d’informations mais apparemment, le passage au compte CleGC oblige à se séparer du représentant.
Je demande alors s’il n’est pas mieux que je renonce à la création du compte CleGC et demande au représentant de faire une demande de notes SMGC.
Nicolas
26 novembre 2021 at 12 h 56 minBonjour Manto,
4 ans?! Ce n’est vraiment pas normal que ça prenne autant de temps. Vu que ton dossier de RP est lie a la cleGC que ton représentant a crée (je pense), je pense que la meilleure idée est qu’il demande lui même les notes le plus rapidement possible. Vous pouvez répéter la démarche tous les 3-4 mois.
ASMAA
31 décembre 2021 at 8 h 49 minBonjour, j’ai demandé mes notes moi même il ya environ 60 jours mais je n’ai pas eu de réponse. Comment peut on utiliser le numéro de suivi qu’on nous a envoyé par mail pour suivre notre demande ?
Nicolas
3 janvier 2022 at 8 h 16 minJe ne crois pas que ce soit possible. Avec les nombreux dossiers en traitement et les fêtes de fin d’année, ils doivent avoir du retard.
Elodie. C
3 janvier 2022 at 4 h 54 minJ’ai fait une demande de GCMS Notes le 18 septembre 2021 via JustForCanada et j’ai reçu mes GCMS Notes le 30 décembre 2021 🙂 hallelujah , patience juste! Bon courage et très belle année 2022!
Nicolas
3 janvier 2022 at 8 h 17 minMerci de ton retour ! Belle année 2022.
Modeste
30 janvier 2022 at 7 h 58 minBjr Élodie,
J’espère que tu vas bien ?
J’aimerais savoir si tu étais déjà résident permanent ou alors si tu étais déjà sur le territoire canadien ?
Si non, comment as tu procéder pour avoir tes notes smgc?
Merci de me répondre
Jean
20 février 2022 at 1 h 42 minBonjour Nicolás, merci pour cet effort que vous faites pour nous donner des informations de qualité en vue de nous aider dans la gestion de nos demandes.
Ma question est la suivante : la commande des notes gcms peut-elle avoir une incidence (positive) dans l’avancement de notre demande de RP (partant du principe qu’un agent consultera toujours le dossier avant de produire des notes ?
Merci et bonne continuation,
Jean
Nicolas
18 mars 2022 at 11 h 59 minBonjour Jean,
Merci de ton commentaire.
Je ne pense pas que la demande des notes puisse avoir une incidence positive dans le traitement de votre demande de RP en partant du principe que quelqu’un va voir votre dossier.
Par contre, la commande des notes aura un impact plus que positif pour le demandeur pour voir si quelque chose bloque le processus et pour par la suite, envoyer des documents a jour ou manquants.
Nicolas
Wael
22 mars 2022 at 13 h 00 minBonjour Nicolas,
Merci pour votre aide.
J’ai fait une demande de RP en ligne sur le site de CIC en novembre 2021 et je veux savoir si je peux demander mes notes sachant que j’ai pas encore un accusé de réception de mon dossier.
J’ai fait la demande tout seul donc pas de représentant mais j’ai une cousine qui vit au quebec , est ce qu’elle peut faire la demande à ma place.
Nicolas
24 mars 2022 at 22 h 05 minBonjour,
Ta cousine doit être citoyenne, RP, ou présente au Canada pour faire la demande et tu dois donner ton consentement. Plus d’informations sur cette page https://www.cic.gc.ca/francais/centre-aide/reponse.asp?qnum=465&top=1
Martin
5 janvier 2023 at 1 h 49 minBonjour
Je voudrais savoir ce que signifie la note suivante mise par l’agent dans mon dossier d’immigration concernant les documents supplémentaires que j’ai envoyé à IRCC à savoir : » les documents bancaires ont été vérifiés: »
Nadia
23 janvier 2024 at 15 h 11 minBonjour;
Je vous explique ma situation : Je suis la récurrente principale je suis hors Canada, et mon époux est sur le territoire canadien avec un PTF. J’ai également une fille à notre charge. Est ce que je dois fournir un consentement à mon époux ou il pourra faire la demande sans problème?
Merci pour votre retour
Nicolas
24 janvier 2024 at 16 h 11 minBonjour,
Vous devez en effet remplir le formulaire qui donne le droit a votre conjoint de faire la demande. Sur la page (https://atip-aiprp.apps.gc.ca/atip/renseignementsDuDemandeur), si vous repondez non a ces deux questions :
*Demandez-vous des informations en votre nom?
*Faites-vous une demande d’information concernant une personne décédée?
Alors l’outil affichera le message suivant :
Si votre époux ou conjoint de fait, vos enfants âgés de 16 ans ou plus, ou toute autre personne dont les renseignements pourraient être contenus dans les dossiers demandés, souhaitent que leurs renseignements soient communiqués au représentant désigné, ils doivent fournir un formulaire de consentement signé et daté.
Le consentement doit indiquer le nom de la personne qui donne son consentement et à qui il est donné. Il doit être signé et daté.
L’obtention du consentement de toutes les parties permettra à IRCC de divulguer leurs informations et de vous fournir plus d’informations en réponse à votre demande.
Vous pouvez trouver le formulaire de consentement officiel de l’IRCC ici.
Fabrice Tekam
13 juin 2024 at 13 h 44 minBonjour Nicolas!!!
J’ai fais une demande de permis de travail fermé et j’ai obtenu un refus
Mon employeur m’a fait signé un consentement pour avoir accès aux notes de l’agent sur mon dossier mais cela fait déjà 2mois d’attente. Est-ce toujours normal ? Mon employeur ne me réponds pas depuis s’il a déjà les notes du smgc
J’aimerais savoir si je peux faire une autre demande de note au smgc par moi-même étant au Cameroun ou continué de patienter ?
Nicolas
2 juillet 2024 at 19 h 37 minBonjour Fabrice,
Je ne connais pas les délais d’attente en ce moment pour recevoir les notes mais de souvenir cela prenait un mois.
Essayez de relancer votre employeur car il n’est pas possible que vous fassiez une demande pour vous-même en dehors du Canada.
AMEGANVI
2 juillet 2024 at 3 h 30 minBonjour Nicolas!
Moi c’est julio. J’ai fait une demande de permis de travail l’année passé et j’ai eu un refus en fin de processus qui stipule que je n’ais pas fait l’examen médicale alors que c’est le médecin désigné dans notre pays qui n’a pas vite transmis les résultats. J’ai fais une demande de reconsideration depuis le 15 septembre et jusqu’à présent aucune réponse de l’IRCC. Est ce qu’il faut demandé un accès au notes?
Nicolas
2 juillet 2024 at 19 h 39 minBonjour Julio,
C’est en effet beaucoup trop long. Tu devrais faire une demande de notes cependant il n’est pas possible de faire la demande en dehors du Canada. Il existe des sites qui peuvent s’en charger mais assurer vous qu’ils soient dignes de confiance. Sur ce forum de confiance, ils recommandent getgcms.com (https://www.canadavisa.com/canada-immigration-discussion-board/threads/all-about-gcms-how-to-order-read-general-questions-answered.482200/)