Les notes SMGC (GCMS) après une demande de Résidence Permanente au Canada : le guide complet

Qu’est ce que c’est ?

Le système mondial de gestion des cas (SMGC) est le système utilisé en interne par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) pour le traitement des demandes de visa en matière de citoyenneté et d’immigration.

Toutes les informations personnelles liées à votre demande de permis de travail et/ou de résidence permanente sont stockées dans le système SMGC. Cela comprend tous les documents et formulaires que vous avez envoyés à CIC, mais aussi toutes les notes des agents d’immigration faites sur votre dossier.

De nombreuses personnes ayant soumis une demande de Résidence Permanente demandent d’avoir accès à ces notes, car elles peuvent les aider à y avoir plus clair sur leur dossier et à éventuellement identifier les points de blocage s’il y en a car il n’y a pas toujours de mise à jour demandée sur votre profil CIC.

Quand les demander ?

Nous vous conseillons de demander vos notes deux à trois mois après la soumission de votre demande de Résidence Permanente.

Comment les demander ?

Pour demander l’accès à vos notes, il faut présenter une demande en vertu de la loi sur l’accès à l’information.

Attention, seule une personne vivant au Canada ou ayant la Résidence Permanente au Canada peut faire une demande. Si vous voulez faire la demande en dehors du Canada, vous pouvez passer par un site tiers.

Pour demander les notes :

1. Rendez-vous sur la page « Comment présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information? »
2. Cliquez sur le bouton « Présentez une demande en ligne« 
3. Cliquez sur « Français« 
4. En base de la page « Demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne » cliquez sur « Suivant« 
5. Cochez la case « Je déclare avoir lu et compris l’énoncé de confidentialité ci-dessus et je l’accepte » et cliquez sur « Continuer« .
6. Vous devriez désormais être sur la page « Renseignements du demandeur »
7. Sélectionnez « Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada« 
8. Sélectionnez « Personne physique ou morale présente au Canada » (ou l’option la plus adaptée à votre situation)
9. Remplissez les champs concernant votre identité et votre adresse
10. Sélectionnez « Oui » à la question « Demandez-vous des renseignements en votre nom? »
11. Sélectionnez « Membre du public« 
12. Sélectionnez « Courriel » et cliquez sur Continuer
13. Vous êtes désormais à la deuxième étape du formulaire : « Sélection de la Loi et des dossiers ». Sélectionnez « Loi sur l’accès à l’information » et « Dossier d’immigration et de citoyenneté »
14. Remplissez vos informations personnelles et donnez votre code ICU (numéro d’identificateur client unique) disponible sur votre espace IRCC sous la dénomination « Identificateur unique de client (IUC) »
15. Sélectionnez « Résidence Permanente » à la question « Quel type de dossier souhaitez-vous demander? »
16. Sélectionnez « Mise à jour du dossier / Raisons du refus / notes électroniques de l’agent » à la question « Quelle information en particulier cherchez-vous? »
17. Indiquez votre numéro de dossier (celui de votre demande de Résidence Permanente sur le site IRCC. Le numéro doit commencer par E – pour Entrée Express) et cliquez sur « Continuer »
18. Vous êtes désormais à la troisième et avant-dernière étape du formulaire : « Joindre les documents ». Si vous faites la demande en tant que demandeur principal (sur votre dossier), vous n’avez pas besoin de joindre quoi que ce soit. Cliquez sur « Continuer« 
19. Vous êtes désormais à la dernière étape du formulaire. Vérifiez les informations, cochez la case « J’atteste que les renseignements fournis sont véridiques et je souhaite soumettre cette demande. » et cliquez sur « Continuer« .

Combien ça coûte ?

La demande coûte $5 CAD.

Quel est le délai de traitement ?

Le délai de traitement de la demande est d’environ un mois. Ce délai peut-être plus long suivant le nombre de demandes en cours que doit gérer IRCC.

Vous recevrez un courriel (IRCC.ATIP-AIPRP.IRCC@cic.gc.ca) portant l’intitulé suivant : « Dossier IRCC » suivi du numéro d’identifiant de votre demande.

Les notes qui nous intéressent se trouvent dans un PDF attaché en pièce jointe. Ce fichier peut faire plus d’une centaine de pages et contient toutes les informations relatives à votre demande de Résidence Permanente.

Comment lire les notes SMGC (GCMS) ?

Lorsque vous allez ouvrir le fichier pour la première fois, vous allez sans doute vous sentir dépassé par la masse d’information contenue dans votre dossier. Ne vous inquiétez pas, c’est en fait plus simple qu’il n’y paraît.

Une fois le fichier ouvert, concentrez-vous sur les premières et dernières pages car ce sont les plus importantes.

Les premières, car sur l’une d’entre elles (en général la deuxième) se trouve une section « EVALUATIONS » qui va détailler les différentes étapes dans laquelle votre demande de résidence permanente doit passer et le statut de chaque étape concernant votre demande.

Cette section devrait ressembler à ça :

Clairement, dans cet exemple, il y a un problème car le statut de la partie « Recevabilité » est « Ne satisfait pas ». Cet exemple est tiré de nos notes personnelles et IRCC pensait que notre dossier n’était pas recevable car certaines lettres employeur n’avaient pas la listes des responsabilités.

Sur les dernières pages, vous allez trouver les fameuses notes laissées par les agents d’immigration sur votre dossier. La « NOTES : 1 » sera la note la plus récente. Si quelque chose bloque dans votre dossier, c’est dans cette partie que vous aurez plus de détails (manque d’un document, document pas assez détaillé, etc).

Prenez le temps de lire rapidement toutes les pages et contactez le plus rapidement IRCC via le formulaire web si vous devez mettre à jour votre dossier.

Vous avez des questions concernant le processus ou cet article vous a aidé à y voir plus clair dans vos démarches de résidence permanente? N’hésitez pas à nous le faire savoir en commentaire.